日前，福建亲亲股份有限公司以80分的高分通过了省级企业档案管理单位验收，这是晋江市继2001年凤竹集团公司获得国家二级企业档案管理单位以来，第二个获得省级以上档案管理先进殊荣的民营企业。 至此，拥有上万家民营企业的晋江，档案管理通过省级水平的仍仅有区区两家，这与晋江作为中国品牌之都、拥有24枚中国驰名商标的经济地位显然是远远不相称的，其余一万多家民企档案管理究竟处于什么样的状态呢？ 据了解，企业档案是指企业在设立、生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有参考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。晋江市档案局黄项飞副局长认为，民营企业档案是企业的重要资产和不可替代的信息资源，民营企业的生产、经营和管理，需要以良好的档案工作为支撑和保障。 现状―― 档案管理零散无序 由于民营企业经营以追求利润最大化为目的，老板习惯把眼光放在生产和营销上，对建档等企业管理基础建设往往认为可有可无。据了解，目前晋江民企档案管理大多停留在“散、乱、瘫”的状态。 管理呈现橄榄形状 晋江民企，没建档案的少，但管理得好的少，大多数有档无管。黄项飞副局长形象地把晋江民企档案管理现状称作“橄榄形状”：即两头小，中间大。 “根据调查，未开展档案工作的企业比例很少，仅占10%左右；而档案管理达到较高水平的企业也是少数。”黄项飞副局长根据多年经验总结说，目前晋江民营企业档案管理，具有一定规律，一般规模大的企业好于规模小的企业，名企好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。 晋江凤竹公司档案室负责人马桂英对晋江民企建档已经观察多年，她总结说，晋江民企普遍存在两种档案管理模式：一是规模较小、家族式管理模式的企业，档案分散在家族成员中保管，特别是企业的核心技术档案只交给“家族内部人”进行封闭管理。“为了防止泄密，重要一点的材料老板自己一般放在抽屉里。”黄副局长形容这种管理方式为：抽屉式管理。二是虽有一定规模但内部管理与企业发展规模脱节，企业档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部，技术档案保存在技术部，设备档案保存在设备部，文书档案保存在办公室，虽然各部门都保存档案，但各部门之间互相封闭，整体上仍处于零散、无序状态。 企业资源容易流失 “如果不加以重视，这两种档案管理模式将会对今后企业的经营管理产生许多弊端。” 此外，这两种管理模式也容易导致档案资源流失。由于民企具有职工流动随意性较大，把企业档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效的监督管理机制，一旦关键人员跳槽流动，轻则使企业的管理层面发生裂变、断层，工作无法延续，管理成本增大；严重的很可能使企业独有的知识和信息流失，造成无法挽回的损失。因为各个企业的档案都有自身独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术，如各种设计资料、图纸数据、工艺配方等。占有这些档案资料就是占有企业的技术秘密。所以在市场经济和信息社会的今天，民营企业要确立档案是企业独有的信息和知识的观念，完整地收集、整理、保管好企业档案，避免因技术、知识产权的流失，影响企业生存。 作用―― 民营企业的参谋者 “企业档案是在企业生产经营活动中直接产生的，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据。”黄副局长认为，企业档案在企业生产、经营、权益维护和市场开拓等各项活动中都起到重要作用，特别是入世以后，信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业产权档案、客户资信档案、企业文化档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源必须加快建设。 资料收集了，并使之成为活信息，档案将成为企业解决问题、发展壮大的参谋者、好帮手。 反倾销考验鞋企档案 业内人士分析，中国已经连续9年遭到西方国家的反倾销调查，成为世界上的最大受害国。晋江民企以外向型居多，影响更为严重，若平时没有有意识地积累，一到应对的关键时刻，恐怕就会措手不及。 福州福耀玻璃曾经发起、参与一起应对加拿大反倾销案，并一举获胜，很大因素就是因为福耀的档案非常齐全。很难想象，如果没有完整的档案作为支撑，特别是财务、企业资产、进出货单，福耀能击破条件极为苛刻的西方国家的贸易壁垒吗？后来很多国内中小企业也想打这类官司，但因为自身档案不全，导致官司无法进行下去。 “要知道在国际贸易争端中，哪怕只有一条证据或材料提供不出来，就意味着全盘皆输。”黄副局长意味深长地说。 处理纠纷最具说服力 众所周知，晋江民企高管、技术人员流动频繁。对此，黄副局长也是颇为担忧：“管理人员特别是技术人员跳槽往往伴随企业商业秘密的泄密。”采取有力措施强化企业秘密的档案管理，特别是秘密技术档案管理，是维护企业制度，保护商业秘密的有效途径。 此外，档案在维护企业经济利益和合法权益也有着不可替代的作用。这点凤竹集团已尝到了档案规范管理所带来的甜头好多年。凤竹公司马桂英颇有感触！“档案真实记录着企业各项活动，在处理是非和各种纠纷中，档案是最有说服力的证据。”1995年至1998年，凤竹公司正处于发展的大跨越阶段，各种矛盾纠纷随之而来。 马桂英回忆说，那阶段刚好公司花巨资从一家台湾公司引进了一台烘干机，投用后却发现工艺达不到要求，甚至一度给公司的正常经营带来困扰。凤竹要求退货和赔偿，不过这家台湾企业以种种借口始终不愿意接受。不得已，凤竹最后将这家台湾企业告到北京，并以自己完整而准确的档案资料，打赢了这场官司。不仅退回了货款，还获得合理的经济补偿。 建档―― 需要专业管理人才 在采访中，记者发现晋江民企建档具有许多先天不足，甚至可以说是困难重重。 “民营企业档案管理工作的好坏，直接取决于企业主对企业档案和档案管理工作的认识与理解水平，也赖于企业主对企业档案的重视程度及企业主的管理水平。”马桂英深有感触地说，晋江多数民企老板对于档案的重要性缺乏认识，自然导致企业档案长期处于尴尬状态。 “老板重视了，资料全了，各种设备添置了，也要有一支专业队伍来管理。”黄副局长说，目前晋江不少规模企业设备可以说是比较齐全了，但缺乏一个专业档案管理人员。据了解，在晋江找一个称职的档案管理人员犹如大海捞针。黄副局长分析说：“过硬的档案管理人员不仅要学过档案知识，也必须对企业生产流程、营销环节具有一定的了解。不了解的人，也是很难管理好档案的。比如凤竹的马桂英就是一个好的典型。她非常清楚公司漂染的工艺流程，车间送来资料，她可以马上就检查出送上来的资料是否齐全。” 名企的建档之路 尽管晋江万家民企档案管理令人担忧，不过晋江一些规模民企却已经率先走出一条值得借鉴的路。 有关部门在对恒安、亲亲、七匹狼、凤竹、福马等10余家龙头民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平。恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式；凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收；七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。 小苏是目前亲亲公司唯一算得上专职的档案管理员。2005年初，文秘专业出身的小苏加入亲亲公司。“那时亲亲的档案管理和多数民企一样是比较原始的水平。”转眼一年时间，亲亲的档案管理水平就跃升为省级先进，可以说小苏见证了这一巨变。 小苏回忆说，刚来档案室时为了熟悉公司的档案资料，她足足花了两三个月的时间。“那时，很多材料都是无序堆放，目录编排也不科学。”为此，小苏每找一份资料只能凭经验和记忆，即使如此也要花大半天的时间，材料找到了，人也早已疲惫不堪。不过，这一切在2005年9月开始有了转机。那时，亲亲开始加大投入，并得到泉州、晋江两级档案部门的大力协助，不到半年时间，亲亲的档案管理水平就取得了惊人的跃升。 不过福建凤竹集团在企业档案管理上已是尝到甜头了。上世纪90年代初，凤竹档案管理停留在“散、乱、瘫”的状态，一次公司在处理法律纠纷中，因一份重要文件找不到，不得不“花重金”到北京找发文部门索取，耗费了大量的人力、物力、精力。经历了这些市场经济的风险和浮沉后，凤竹董事长陈澄清认识到企业档案管理的重要性，并于1991年组建了企业综合档案室，在福建省民营企业中首开先河。经过十几年不断的完善和积累，目前，凤竹集团档案管理已达国家二级标准，成为全省民营企业档案管理的典范。在该集团新厂房扩建、项目建设、股份制改革、资本上市等工作中，档案管理发挥了重要的作用。 |
